Internal Audit Policy

Internal Audit Policy | অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা নীতি

১. উদ্দেশ্যঃ

কমপ্লায়েন্স বাংলাদেশ .কম । ComplianceBangladesh.com (কোম্পানীর নাম)  কারখানার সকল কার্যক্রম দেশীয় আইন, বায়ার কোড অব কন্ডাক্ট এ প্রণীত বিধি অনুযায়ী মেনে চলা হচ্ছে কি না তা পর্যবেক্ষন করা ও সে অনুযায়ী পরবর্তী কার্যক্রম গ্রহন করা।

২. নীতিঃ

সঠিকভাবে কারখানায় শ্রম আইন, বায়ার কোড অব কন্ডাক্ট এ প্রণীত বিধির নিয়ম প্রতিষ্ঠিত করা। 

৩. পদ্ধতিঃ

কারখানায় ২ সদস্য বিশিষ্ট একটি অডিট টিম থাকবে, যাদের মধ্যে ১ জন হবে টিম লিডার এবং বাকী ১ জন অডিট টিম-এর সদস্য হিসাবে দায়িত্ব পালন করবেন।

৪. গঠন চিত্রঃ

কারখানার সকল কার্যক্রম দেশীয় আইন, বায়ার কোড অব কন্ডাক্ট ও ইউএন সম্মেলন এ প্রণীত বিধি অনুযায়ী হচ্ছে কি না তা নিম্নোক্ত চার্টে বর্ণিত দায়িত্বপ্রাপ্ত দ্বারা বাস্তবায়ন ও তদারকি করা হয়ে থাকে।

গঠন চিত্রের বর্ননাঃ

৪.১ সহ-মহাব্যবস্থাপক (প্রশাসন, মানবসম্পদ এবং কমপ্লায়েন্স):

সোস্যাল অডিট কার্যক্রম সম্পাদন করার লক্ষ্যে বাংলাদেশ দেশীয় আইন ও বায়ার কোড অব কন্ডাক্ট অনুসরন করে একটি চেকলিষ্ট তৈরি করে অডিট টিমকে প্রদান করে প্রয়োজনীয় নির্দেশনা প্রদান করবেন এবং অডিট টিম উক্ত চেকলিষ্ট এর অডিট র্কাযক্রম ফলোআপ করে থাকে। অভ্যন্তরীন অডিট রিপোর্ট এর উপর ভিত্তি করে “৫ কেন/ 5 why” পদ্ধতিতে মূল কারন বিশ্লেষন করে যথাযথ সংশোধন মূলক পদক্ষেপ এর মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট বিভাগকে পরিকল্পনা প্রদান করবেন ও তা বাস্তবায়ন ফলোআপ করবেন এবং পরবর্তী অডিট বা ফলোআপ অডিট এর বিষয়ে পলিসি অনুযায়ী প্রয়োজনীয় দিক-নির্দেশনা দিয়ে থাকেন।

৪.২ ব্যবস্থাপক (কোয়ালিটি):

কারখানায় অভ্যন্তরীন টেকনিক্যাল অডিট কার্যক্রম সম্পাদন করার লক্ষ্যে বায়ার কোড অব কন্ডাক্ট ও টেকনিক্যাল গাইডলাইন অনুসরন করে একাট চেকলিষ্ট তৈরি করে অডিট কার্যক্রম পরিচালনা করবেন। অডিট রিপোর্ট এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট বিভাগকে সংশোধন পরিকল্পনা প্রদান করবেন ও তা বাস্তবায়ন কার্যক্রম ফলোআপ করে থাকে ।অভ্যন্তরীন অডিট রিপোর্ট এর উপর ভিত্তি করে ৫কেন পদ্ধতিতে মূল কারন বিশ্লেষন করে যথাযথ সংশোধন মূলক পদক্ষেপ এর মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট বিভাগকে পরিকল্পনা প্রদান করবেন ও তা বাস্তবায়ন ফলোআপ করবেন এবং পরবর্তী অডিট বা ফলোআপ অডিট এর বিষয়ে পলিসি অনুযায়ী প্রয়োজনীয় দিক-নির্দেশনা দিয়ে থাকেন।

৪.৩ সোস্যাল অডিটর:

কারখানার অভ্যন্তরীন সোস্যাল অডিট কার্যক্রম চেকলিষ্ট অনুযায়ী প্রতি দুই মাস অন্তর অন্তর সম্পাদন করে অডিট রিপোর্ট সহ-মহাব্যবস্থাপক (প্রশাসন, মানবসম্পদ, কমপ্লায়েন্স) বরাবর প্রদান করে থাকে। সহ-মহাব্যবস্থাপক (প্রশাসন, মানবসম্পদ, কমপ্লায়েন্স) এর নির্দেশনা অনুযায়ী সংশোধনমূলক পরিকল্পনা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যাক্তিগন সঠিকভাবে বাস্তবায়ন করছে কি না তা ফলোআপ করা এবং প্রয়োজনীয় দিক নির্দেশনা প্রদান করা।

৪.৪ টেকনিক্যাল অডিটর:

কারখানার অভ্যন্তরীন অডিট কার্যক্রম চেকলিষ্ট অনুযায়ী তিন মাস অন্তর অন্তর সম্পাদন করে অডিট রিপোর্ট সহঃ (প্রশাসন, মানবসম্পদ, কমপ্লায়েন্স) বরাবর প্রদান করে থাকে। (প্রশাসন, মানবসম্পদ, কমপ্লায়েন্স) এর নির্দেশনা অনুযায়ী সংশোধন মূলক পরিকল্পনা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যাক্তিগন সঠিকভাবে বাস্তবায়ন এ কাজ করছে কিনা তা ফলোআপ করা এবং প্রয়োজনীয় দিক নির্দেশনা প্রদান করা।

৪.৫ সেইফটি কমিটি:

সেইফটি কমিটির সদস্যগন সাপ্তাহিক চেকলিষ্টের মাধ্যমে প্রতিদিন কারখানা পরিদর্শন করে সমস্যা সনাক্তকরন সম্পাদনসহ দায়িত্বপূর্ন ব্যাক্তিদের সাথে যোগাযোগ পূর্বক বা মিটিং এর মাধ্যমে আলোচনা করে সমাধান করার উদ্যোগ গ্রহন করেন এবং প্রতি তিনমাস অন্তর অন্তর নিদির্ষ্ট চেকলিষ্টের মাধ্যমে কারখানার অভ্যন্তরীন সেইফটি অডিট র্কাযক্রম সম্পাদন করবেন।

আরও দেখতে পারেন

৫. মূল কারন বিশ্লেষনঃ

অভ্যন্তরীন অডিট রিপোর্ট এর প্রাপ্ত সমস্যাগুলোকে “5 Why / Fishbone diagram” পদ্ধতিতে মূল কারন বিশ্লেষনসহ সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা গ্রহন করে থাকে এবং সরবরাহকারীদের অডিট রিপোর্ট প্রদান করে মূল কারন বিশ্লেষন এ “5 Why / Fishbone diagram”  পদ্ধতিতে কারন বিশ্লেষন করে সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা গ্রহন করার পরামর্শ দেয়া হয়।

 ৬. ব্যবস্থাপনা পর্যালোচনা সভাঃ

প্রত্যেক অডিট/ নিরীক্ষা করার ৭ দিনের মধ্যে সকল অডিট রিপোর্ট বা সমস্যাবলী নিয়ে ব্যবস্থাপনার সাথে এক পর্যালোচনা সভা অনুষ্ঠিত হয়। উক্ত সভায় সকল সমস্যার সমাধান বিষয়ক যাবতীয় দিকনির্দেশনা দেওয়া হয় এবং প্রত্যেক সমস্যার জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যাক্তিকে নির্দিষ্ট সময় উল্লেখ উল্লেখপূর্বক দায়িত্ব দেওয়া হয় এবং নিদির্ষ্ট সময় অন্তর মনিটরিং এর মাধ্যমে তা নিশ্চিত করা। প্রত্যেকটি সভা বিবরনী লিখিত আকারে সংরক্ষন করা হয়।

৫. মূল কারন বিশ্লেষনঃ

অভ্যন্তরীন অডিট রিপোর্ট এর প্রাপ্ত সমস্যাগুলোকে “5 Why / Fishbone diagram” পদ্ধতিতে মূল কারন বিশ্লেষনসহ সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা গ্রহন করে থাকে এবং সরবরাহকারীদের অডিট রিপোর্ট প্রদান করে মূল কারন বিশ্লেষন এ “5 Why / Fishbone diagram”  পদ্ধতিতে কারন বিশ্লেষন করে সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা গ্রহন করার পরামর্শ দেয়া হয়।

 ৬. ব্যবস্থাপনা পর্যালোচনা সভাঃ

প্রত্যেক অডিট/ নিরীক্ষা করার ৭ দিনের মধ্যে সকল অডিট রিপোর্ট বা সমস্যাবলী নিয়ে ব্যবস্থাপনার সাথে এক পর্যালোচনা সভা অনুষ্ঠিত হয়। উক্ত সভায় সকল সমস্যার সমাধান বিষয়ক যাবতীয় দিকনির্দেশনা দেওয়া হয় এবং প্রত্যেক সমস্যার জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যাক্তিকে নির্দিষ্ট সময় উল্লেখ উল্লেখপূর্বক দায়িত্ব দেওয়া হয় এবং নিদির্ষ্ট সময় অন্তর মনিটরিং এর মাধ্যমে তা নিশ্চিত করা। প্রত্যেকটি সভা বিবরনী লিখিত আকারে সংরক্ষন করা হয়।

৭. নিরীক্ষা ফলাফলের মানদন্ডঃ

কমপ্লায়েন্স বাংলাদেশ .কম । ComplianceBangladesh.com (কোম্পানীর নাম) অভ্যন্তরীন অডিট এর ক্ষেত্রে কারখানার উন্নয়ন এর ধারা অব্যাহত রাখার উদ্দেশ্যে স্কোর অনুযায়ী নিরীক্ষার ফলাফলের গ্রেডিং হিসাবে নিম্নোক্ত নীতি মেনে চলে।

 ৮. কার্যসূচী এবং পদ্ধতিঃ

৯. যোগাযোগ প্রক্রিয়াঃ

১০. ফিডব্যাক ও নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়াঃ

”  Internal Audit Policy ” নিম্ন বাটনে ক্লিক করে  ডাউনলোড করে নিন।

” Download Internal Audit Policy from here  ” 

আরও নতুন পোস্ট